La signature électronique, comment ça marche ?

À propos de la digitalisation des artisans boulangers-pâtissiers, et en particulier de l’utilisation de la signature électronique, Antoine Louiset, co-fondateur de Yousign, propose quelques conseils aux artisans. Explications.

Qu’est-ce que la signature électronique ?

Contrairement aux idées reçues, la signature électronique ne consiste pas à scanner votre propre signature, ni à signer sur un appareil mobile un gribouillis indéchiffrable. Derrière l’apparence de votre nom et prénom, se cache en fait un procédé cryptographique sécurisant vos contrats : la signature électronique est donc avant tout un outil juridique, respectant des normes établies par les autorités françaises et européennes.

Quels documents puis-je signer avec la signature électronique ?

CDI, CDD, baux de location, mandat SEPA, prêt bancaire, devis, état des lieux d’entrée ou de sortie… pour n’en citer que quelques-uns. Elle s’applique à différents secteurs : juridique, immobilier, assurance, bancaire, commercial et ressources humaines.

La signature électronique, concrètement comment ça marche ?

Quand vous demanderez à un signataire de signer un document, celui-ci recevra un e-mail qui l’amènera directement vers le document à signer. Une fois ce document intégralement consulté par le signataire, celui-ci signe le document en confirmant tout d’abord son identité via un code SMS envoyé sur son numéro de téléphone. Une fois la procédure terminée, vous recevrez un e-mail vous avisant que le document a été signé ainsi qu’un lien pour y accéder et le télécharger.

Pour une alternative au smartphone, certaines entreprises proposent également une authentification via un téléphone fixe : le signataire appelle un serveur local, qui lui délivre un code. Dans le cas d’une signature électronique avancée, le signataire aura l’obligation de faire vérifier sa carte d’identité. Concrètement, il/elle recevra un e-mail l’invitant à télécharger sa pièce d’identité, qui sera contrôlée automatiquement via des contrôles de cohérence. Une fois la vérification automatique faite et la pièce d’identité approuvée, le signataire recevra un courriel pour signer les documents.

Comment s’assurer du bon déroulement d’une signature numérique ?

Lorsqu’un document est signé numériquement, un dossier de preuves est constitué : c’est l’ensemble des informations qui ont mené au bon déroulement de la signature (nom de la procédure, ID de la procédure, date de création, date d’envoi, informations spécifiques au signataire - nom, prénom, adresse électronique, adresse IP… - informations sur l’authentification du signataire : mode d’authentification, heure de validation, etc.). Ce dossier est archivé pendant dix ans au format numérique chez un tiers-archiveur et utilisable en cas de litige juridique. Finalement, il est important de comprendre que la signature électronique est la seule option qui allie praticité et sécurité pour signer vos documents numériques. Elle vous donne aussi la possibilité de faire un geste pour l’environnement, tout en économisant tous les coûts liés à l’utilisation du papier.